Cách làm mail merge trong excel 2010
Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không thực sự phổ biến. Vậy mail merge là gì và bí quyết sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chăm sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin không giống nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung e-mail một cách nhanh gọn nhất.
Mail merge vào word là gì?
Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng tất cả mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn kết thúc mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá nhân hóa cao mà lại không phải tốn vượt nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chăm chú những điều sau:
trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải tất cả nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính buôn bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để bao gồm thể bắt đầu phương pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những tin tức sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung và nguồn dữ liệu mà lại cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra sản phẩm loại các thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên những tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong những bức thư có dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà lại người cần sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này còn có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word các văn bản tất cả cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung cơ mà bạn thấy trong số email có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chủ yếu của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã bao gồm và chỉ thể hiện những nội dung vắt đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một cách hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để bao gồm cách tạo mail merge mang lại mình.
Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã bao gồm sẵn. Thời điểm này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel
Để có thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể có được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng gồm thể dễ dàng núm đổi những thông tin dữ liệu không giống nhau như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều khá phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này tương đối giống với các dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn buộc phải đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vị đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Cùng với đó, những tùy chọn về phông chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ ko bị cố kỉnh đổi.
Trên đây là một số phân chia sẻ của dailykhmerpost.comdailykhmerpost.com về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách dùng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh lẹ nhất phục vụ cho các công việc không giống nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí mật giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
