Cách trộn file excel vào word
Trộn thư (Mail Merge) là điều khoản vô cùng tác dụng trong tin học văn phòng. Nó cung cấp con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư con số lớn cấp tốc chóng bằng cách trộn tài liệu từ Excel thanh lịch Word. Thế thể, làm nuốm nào nhằm tạo thư trường đoản cú động qua phương thức này? Tin học tập MOS vẫn hướng dẫn các bạn ngay dưới đây. Bạn đang xem: Cách trộn file excel vào word
Chuẩn bị file trước khi trộn tài liệu từ Excel sang Word
Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 nhiều loại tài liệu gồm những: văn bản Word đựng mã từng phần, bảng tính Excel chứa rất đầy đủ thông tin phải thiết.
Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng các cột trong Excel đề xuất trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Trường hợp tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, quý hiếm tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay kết thúc bằng số 0, hãy chắc hẳn rằng rằng tôi đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị để né sự to kềnh cho thư được tạo thành cuối cùng.
Bảng tính excel chứa không thiếu thốn thông tin khớp với word
Chọn đúng format dữ liệu trước lúc trộn
Trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word để chế tạo thư từ động
Có khá nhiều phương pháp để trộn tài liệu từ Excel sang Word. Mặc dù nhiên, sau khoản thời gian tổng thích hợp lại, phương pháp làm lập cập và dễ dàng và đơn giản nhất được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã biên soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi lựa chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, tị nạnh thư,…
Ví dụ của công ty chúng tôi chọn bao thơ – Envelopes…
Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 hộp thoại new hiện ra, bạn tìm cùng chọn băng thông đến tệp Excel chứa thông tin đã sản xuất và nhận Open
Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở hộp thoại máy 3, loại bỏ bớt tín đồ nhận cùng nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng loại văn phiên bản trộn khác biệt sẽ tất cả thêm phần tin tức khác nhau. Bạn cũng có thể tự lựa chọn kiểu địa chỉ cửa hàng hoặc chiếc chào hỏi nghỉ ngơi Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ loài chuột tại đúng vị trí của các thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đã hài lòng, chọn Finish & Merge để in hoặc giữ hộ mail chung.
Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để chuyển đổi từng phần lá thư.
Thực hiện ngừng 7 bước này, việc tạo thư auto bằng giải pháp trộn tài liệu từ Excel lịch sự Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được những bức thư chuyên nghiệp hóa nhanh chóng nhưng không tốn các công sức.
Bạn vẫn còn thắc mắc về tác dụng này và muốn xem thêm nhiều kĩ năng tin học văn phòng công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được đáp án kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung trung ương tin học công sở MOS – Viện kinh tế và thương mại dịch vụ Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
